"Frag einfach EVA" - wie die Belegschaft von Laverana systematisch KI-Fähigkeiten erlernte

Laverana, ein Pionier in der Naturkosmetikbranche, bekannt für ihre Marke lavera, mit über 500 Mitarbeitern, stand vor der Herausforderung, Produktivität zu steigern und gleichzeitig dem immer präsenten Fachkräftemangel zu begegnen. Im Oktober 2023 begann mit der Unterstützung von Langdock ein Projekt, um generative KI in ihre Abläufe zu integrieren.

Thorben Warnebold, Chief Transformation Officer von Laverana, erkannte die Notwendigkeit zur Innovation: Wir wissen, dass wir, wenn wir technologische Sprünge verpassen, schnell ins Hintertreffen geraten, besonders in der wettbewerbsintensiven Kosmetikbranche. Das Unternehmen hatte bereits mit KI-Tools wie ChatGPT experimentiert, benötigte jedoch eine sicherere und effizientere Lösung.

Langdock bot die perfekte Plattform, indem es mehrere Sprachmodelle anbot, die in Europa gehostet werden und somit den strengen Datenschutz- und Sicherheitsstandards von Laverana entsprechen.

Laverana nannte den eigenen Langdock-Arbeitsbereich "EVA" (kurz für Enterprise Virtual Assistant). Die Implementierung der Langdock-Plattform war strategisch und inklusiv. Das Unternehmen initiierte eine „Entdecken und Lernen“-Phase, in der die Teammitglieder ermutigt wurden, das Potenzial der KI in ihren täglichen Aufgaben zu erkunden. Diese offene Experimentierphase zeigte schnell die praktischen Vorteile der KI, wie z. B. das Verfassen von Kundenkommunikation und die Analyse von Rechtsdokumenten.

Eine der größten Herausforderungen bestand darin, die Akzeptanz der Belegschaft zu gewährleisten und anfängliche Skepsis zu überwinden. Warnebold: 'Ich hatte Bedenken, dass strenge Richtlinien die Innovation ersticken könnten, aber Langdock half uns, ein Gleichgewicht zwischen Erkundung und Sicherheit zu finden.' Durch die Einbeziehung der Belegschaft in den Prozess minimierte Laverana den Widerstand und förderte eine Kultur der Innovation. Um eine effektive Nutzung sicherzustellen, führte das Unternehmen vierteljährliche Basisschulungen ein, die von Oliver Sponholz sowohl persönlich als auch online geleitet wurden, um die Belegschaft mit den Fähigkeiten und Grenzen der KI vertraut zu machen.

In Anerkennung der unterschiedlichen Vertrautheitsgrade mit KI organisierte Laverana auch maßgeschneiderte Workshops, die sich auf die praktischen Anwendungen von Langdock in spezifischen Teams konzentrierten. Diese Sitzungen ermutigten die Belegschaft, alle ihre Hauptaufgaben aufzulisten, unabhängig von der anfänglichen Automatisierbarkeit. Sponholz erklärt: 'Wir wollten, dass alle Aufgaben aufgeschrieben werden, auch wenn sie unmöglich zu automatisieren schienen. Dieser Ansatz war wichtig, weil er oft zu überraschenden Aha-Momenten führte, welche Aufgaben die KI schon heute erledigen kann.

Die Einführung der Langdock-Plattform führte zu erheblichen Produktivitätssteigerungen in verschiedenen Abteilungen. Einige Beispiele sind:

• In einigen Abteilungen führt Laverana Übersetzungen jetzt vollständig intern durch, während zuvor externe Dienste genutzt wurden, was erhebliche Kosten spart.
• Die Recherche nach Ressourcen oder Wirkstoffen für Produkte dauerte routinemäßig 5-6 Stunden. Mit Langdock kann dies nun in 30 Minuten erledigt werden.
• Die Zeit zur Beantwortung von Anfragen von Studienteilnehmern wurde dank eines Langdock-Assistenten um bis zu 90% reduziert.

Darüber hinaus ersetzt EVA viele Google-Suchen, verfasst Antworten auf Produktreklamationen, ist ein Sparringspartner für Ideenfindung und entlastet die IT-Abteilung von vielen Fragen zum kürzlich eingeführten Microsoft 365.

Wichtig ist auch, dass Langdock Laverana’s Herausforderungen bei der Besetzung von Fachkräften erleichtert. Oliver Sponholz sagt dazu: "An einigen Standorten werden Positionen schnell besetzt, aber nicht überall. Generative KI hilft, die Arbeitsbelastung abzufedern und bietet Stabilität für unser Personal, auch wenn ein Kollege uns plötzlich verlässt."

Mehr als 70 % der Büroangestellten von Laverana nutzen EVA regelmäßig (75 % von diesen nutzen EVA monatlich). EVA ist ein integraler Bestandteil des Teams geworden, und Mitarbeiter sagen in Meetings nun oft: „Frag einfach EVA“.